Quali sono i passi da seguire per fare il vostro inventario delle immobilizzazioni?

In qualsiasi organizzazione, sia pubblica che privata, è necessario conoscere il dettaglio delle vostre immobilizzazioni per migliorare sia la loro gestione che il rendimento dei loro investimenti.

Che si tratti di mobili, attrezzature di produzione o attrezzature IT, avrete molti vantaggi se siete realmente interessati alle scorte delle vostre immobilizzazioni. A volte c’è una grande differenza tra i beni elencati nell’archivio e la realtà fisica.  È importante aumentare i controlli per garantire che tutto corrisponda e che i bilanci riflettano il reale patrimonio aziendale.

Passi da seguire per effettuare il vostro inventario

Prima di tutto, inizia identificando il referente o il project manager. Poi, procedete ad analizzare quello esistente rivedendo il registro degli attivi, le scorte passate, gli investimenti e le cancellazioni di inventario….. Da lì, sarete in grado di elaborare un piano d’azione che copre il perimetro dell’inventario, le aspettative dei servizi coinvolti, ecc. Poi, dovrete identificare le esigenze tecniche (posizionamento di codici a barre, tipo di lettori, chip RFID, geolocalizzazione, ….), elaborare i regolamenti di etichettatura, e definire le informazioni da inventariare (marca, modello, numero di serie, centro di costo, ubicazione, ….) A quel punto, sarete pronti a formare il team di inventario e creare una “area pilota”. Una volta che questo è stato convalidato, implementare l’inventario sul terreno. Controlli qualitativi e quantitativi possono essere effettuati per convalidare i dati e aggiornare le informazioni nei vostri strumenti di gestione. Ultimo passo? Ultimo passo? Eseguire il debriefing per assicurarsi che la missione sia stata eseguita correttamente.

Optimizar sus inventarios de activos inmovilizados
Internalized o Collaborative, Quale opzione sceglierai per il vostro inventario dei beni?

Quali sono i suoi benefici?

L’esecuzione corretta dell’inventario consente di avere conti verificati e un registro patrimoniale aggiornato a livello contabile. Consente inoltre di ottimizzare la gestione dei movimenti e di definire le regole di entrata e uscita. Inoltre, ha lo stesso impatto fruttuoso sulla gestione della manutenzione, vale a dire attrezzature o strumenti informatici. In conclusione, fare il vostro inventario in modo efficiente vi aiuterà a migliorare il controllo e la regolamentazione delle richieste di acquisto dei vostri servizi o reparti.

Ottimizzazione dell’inventario: una strategia altamente redditizia

Non sarebbe stragno per voi trovare delle sorprese tra i vostri beni “teorici” e quelli che si trovano nella realtà fisica. Ad esempio, nei nostri interventi nel settore industriale, abbiamo scoperto grandi differenze tra il registro delle immobilizzazioni trasmesso in anticipo e il registro trasmesso alla fine dell’inventario. Queste differenze possono talvolta raggiungere più del 40% del perimetro dell’inventario di apertura.

Può anche accadere che i nostri interventi rivelino l’esistenza di beni in eccedenza in quanto distribuiti in più siti o in più agenzie o beni fuori servizio, ma ancora presenti nel sito.

Una volta che queste differenze sono state aggiornate, i loro benefici continuano ad essere sorprendenti: risparmio di spazio dovuto allo smaltimento di merci inutilizzate e/o difettose, e generazione di denaro contante immediatamente disponibile attraverso la rivendita di merci inutilizzate.

Soluzione interna o inventario esterno?

L’outsourcing dell’inventario dei beni garantisce un inventario realizzato in modo obiettivo, affidabile e dettagliato. I vostri collaboratori possono concentrarsi sul loro “core business”.

Inoltre, i consulenti specializzati analizzano l’inventario dei beni in modo più approfondito rispetto ai consulenti interni, che generalmente non consentono ad altri auditor di eseguire controlli a posteriori, se necessario. I consulenti specializzati effettuano un inventario fisico prima di mettere in parallelo l’elenco tecnico e i relativi dati contabili. Infine, la firma di un consulente riconosciuto nella missione è un fattore rassicurante sia per i revisori dei conti che per l’amministrazione fiscale.

In breve, perché optare per una soluzione esterna?

  • Fornitura di un team specializzato e numeroso
  • Fornitura di strumenti informatici
  • Gestione omogenea (se ci sono siti diversi)
  • Affidabilità e precisione dei dati
Quale opzione sceglierai per l’inventario dei suoi beni?

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